10 trucs et astuces pour zoomer

Les meilleures applications de visioconférence peuvent aller plus loin que de se servvir à organiser une réunion virtuelle en face à face.  Ils vous permettent de montrer ce qui est sur votre écran à tous les autres participants à l'appel, de transférer en toute transparence le contrôle de la réunion à une autre personne et d'enregistrer l'appel sous forme de vidéo.
Le service de conférence Web Zoom offre ces fonctionnalités et bien plus, certaines d'entre elles étant des options cachées dans les menus avancés.  Les trucs et astuces ci-dessous vous montreront comment mieux utiliser l'application pour travailler, apprendre et communiquer virtuellement avec les autres.
Certains de ces conseils incluent des moyens de connecter Zoom à d'autres applications populaires pour automatiser votre travail.  Il existe des des plateformes d'automatisation qui vous permettent de connecter vos applications préférées pour gagner du temps, réduire les tâches fastidieuses et vous concentrer sur le travail le plus important.

Remarque: pour configurer les intégrations entre Zoom et une API, vous avez besoin d'un compte Zoom payant.  Les titulaires de compte gratuits n'ont pas accès à l'API Zoom.

 1. Planifiez automatiquement des réunions et informez les gens

 Si vous organisez de nombreuses réunions, par exemple avec des clients, mais que vous n'avez pas d'assistant, vous souhaiterez peut-être connecter votre application de planification, Zoom et votre calendrier.  Chaque fois que quelqu'un prend un rendez-vous dans une application de planification, par exemple, Zapier peut automatiquement créer une nouvelle réunion Zoom et l'ajouter à l'application que vous utilisez pour votre calendrier personnel.  Voici quelques Zaps prédéfinis pour alimenter ce flux de travail, mais vous pouvez créer un Zap avec toutes les applications que vous utilisez.
Pour rendre cette automatisation encore plus puissante, vous pouvez ajouter une étape qui partage les détails de la réunion avec votre équipe via une application de chat comme Slack.  Nous utilisons cette automatisation tout le temps ici à Zapier: chaque fois qu'une nouvelle réunion d'équipe à Zoom démarre, le lien Zoom est automatiquement publié sur le canal approprié dans Slack.

 2. Créez des réunions récurrentes avec des paramètres enregistrés et une URL

Zoom recurring meeting schedule
Pour les réunions hebdomadaires, les enregistrements mensuels et les autres appels planifiés régulièrement, Zoom vous permet de créer une réunion récurrente.  Il y a deux avantages à utiliser ce paramètre.  Tout d'abord, il vous permet de verrouiller tous les paramètres d'appel que vous souhaitez une fois et de les mettre en place à chaque réunion.  Deuxièmement, les appels récurrents utilisent la même URL de jointure à chaque fois, vous n'avez donc jamais à en envoyer une nouvelle aux participants.
 De plus, si vous rencontrez le même groupe régulièrement mais pas selon un horaire régulier, vous pouvez choisir une option appelée Pas d'heure fixe, qui vous permet d'utiliser les mêmes paramètres et l'ID de la réunion à plusieurs reprises avec le même groupe, peu importe quand vous obtenez  ensemble.  Cette option est populaire auprès des groupes éducatifs qui utilisent Zoom comme classe virtuelle.
 La façon dont vous procédez dépendra de la plate-forme que vous utilisez, mais vous pouvez vous référer à la documentation de Zoom pour configurer votre réunion récurrente.
Juste avertissement que pour toute réunion récurrente, vous ne pouvez pas la planifier avec votre ID de réunion personnel (également appelé PMI en zoom; c'est un espace de réunion privé virtuel pour vous, et le lien ne change jamais).  Sachez également que tous les ID de réunion récurrents expirent après un an, vous devrez donc en générer un nouveau à ce moment-là.

 3. Voir qui était présent

 Supposons que vous utilisez Zoom pour organiser un événement obligatoire, comme une conférence universitaire ou une session de formation à la sécurité.  Vous voulez probablement savoir qui y participe.  Vous pouvez obtenir ces informations à partir d'un rapport une fois la réunion terminée.
La liste des participants pour toutes les réunions se trouve dans la section Zoom Account Management> Reports.  Recherchez les rapports d'utilisation, puis cliquez sur Réunion pour rechercher la réunion souhaitée, sélectionnez le type de rapport et la plage de dates et générez le rapport.

Conditions requises: pour générer une liste de participants, vous devez être

1) l'hôte de la réunion,

2) dans un rôle avec les rapports d'utilisation activés, ou

3) un administrateur de compte ou un propriétaire.

Vous avez également besoin d'un plan Pro, Partenaire API, Business ou Education.

 4. Recueillir des informations auprès des participants

Zoom registration page for attendees
En plus d'obtenir une feuille de présence, vous pouvez également recueillir des informations auprès des participants à la réunion sur eux-mêmes avant de rejoindre l'appel.  Par exemple, vous pouvez demander aux participants de fournir leur nom, leur affiliation à l'entreprise ou leur secteur d'activité.
Pour collecter ces informations, vous devez d'abord demander l'inscription, une option disponible dans l'onglet Mes réunions de l'application Web Zoom.  Ensuite, vous pouvez configurer un formulaire que les participants doivent remplir avant de pouvoir rejoindre la réunion.
Pour le formulaire d'inscription, Zoom fournit des champs standard, tels que le nom et l'affiliation à l'entreprise, que vous ajoutez à l'aide de cases à cocher.  Pour ajouter de nouvelles questions ou champs, passez à l'onglet intitulé

Questions personnalisées

Si vous utilisez Zoom pour organiser un événement numérique comme un webinaire, cependant, vous souhaiterez peut-être permettre aux participants de s'inscrire via un formulaire sur votre site Web ou une application de gestion d'événements.  L'automatisation est un excellent moyen de s'assurer que toutes les personnes qui s'inscrivent à votre webinaire sont ensuite enregistrées dans Zoom.
Vous pouvez rendre cette automatisation encore plus puissante en vous assurant que toutes les informations sur les inscrits que vous collectez sont également ajoutées à votre outil de CRM ou d'e-mail marketing, afin que vous puissiez suivre plus facilement.

Exigences: Pour exiger des informations sur les participants dans Zoom, l'hôte doit avoir un compte Pro.  En outre, la réunion ne peut pas être votre ID de réunion personnel.

 5. Enregistrez l'appel sous forme de vidéo

 Zoom vous permet d'enregistrer vos appels de conférence Web sous forme de vidéos, une fonctionnalité pratique pour partager la réunion avec des personnes qui l'ont peut-être manquée ou pour revoir ce qui a été dit.
 Lorsque vous enregistrez, vous devez choisir d'utiliser l'option locale ou cloud.  Local signifie que vous stockez le fichier vidéo vous-même, que ce soit localement sur votre ordinateur ou dans un autre espace de stockage que vous fournissez.  Avec Cloud, qui est réservé aux membres payants, Zoom stocke la vidéo pour vous dans son stockage cloud (différents types de comptes sont livrés avec différentes quantités de stockage).  L'un des avantages de l'option cloud est que les utilisateurs peuvent diffuser la vidéo dans un navigateur Web une fois qu'elle est prête.
 Lors de la création d'une vidéo à partir d'une conférence téléphonique, la qualité finale fait une grande différence pour optimiser à l'avance certains paramètres.  Par exemple, certains appels peuvent être de type diffusion, où seul l'hôte apparaît à l'écran.  Dans ce cas, réglez Zoom pour enregistrer uniquement l'audio et la vidéo de l'hôte.  D'autres appels peuvent avoir le style d'une réunion collaborative, auquel cas vous souhaitez enregistrer tout le monde.  Assurez-vous d'explorer les paramètres de Zoom au moins quelques minutes avant d'enregistrer un appel.
 Conditions requises: pour enregistrer des vidéos, vous avez besoin d'un zoom sur macOS, Windows ou Linux.  Si vous ne voyez pas l'option d'enregistrement, vérifiez vos paramètres dans l'application Web (sous Mes paramètres de réunion) ou demandez à votre administrateur de compte de l'activer.
 Si vous enregistrez la vidéo ou l'audio des participants à une réunion, il est courant - et dans certains endroits une exigence - de les informer avant de le faire.

 6. Organisez une session d'annotation collaborative

Zoom annotation
Le partage d'écran permet à l'hôte d'un appel d'afficher ce qu'il y a sur son écran à tous les autres participants à l'appel.  Les outils d'annotation permettent à tous les participants à la réunion de dessiner et de mettre en évidence ce qui est à l'écran, ce qui peut être extrêmement utile lors de la discussion de supports visuels, tels que des maquettes, des conceptions graphiques, etc.
 Pour annoter tout en affichant l'écran partagé de quelqu'un d'autre, sélectionnez Afficher l'option en haut de la fenêtre Zoom, puis choisissez Annoter.  Une barre d'outils apparaît avec toutes vos options d'annotation, y compris le texte, le dessin, la flèche, etc.  Le présentateur peut utiliser le bouton Enregistrer de la barre d'outils pour capturer l'image complète avec des annotations sous forme de capture d'écran.  Vous pouvez également désactiver complètement l'annotation des participants.

 7. Co-héberger des appels

 Les réunions peuvent avoir plus d'une personne à la barre.  Un représentant des relations publiques peut vouloir contrôler en coopération une réunion aux côtés d'un exécutif, ou une équipe avec plus d'un chef de file peut préférer chaque co-hôte plutôt que de choisir une personne plutôt qu'une autre.  Quelle que soit votre situation, vous pouvez démarrer un appel Zoom et avoir plusieurs personnes en charge.
 Pour utiliser les outils de co-hébergement, vous devez d'abord l'activer dans les paramètres de réunion de Zoom.  Recherchez l'onglet Réunion et choisissez l'option Co-hôte.  Ensuite, lorsque vous démarrez une réunion, attendez que votre co-hôte se joigne et ajoutez la personne en cliquant sur les trois points qui apparaissent lorsque vous survolez sa boîte vidéo.  Vous pouvez également accéder à la fenêtre Participants, choisir Gérer les participants, survoler le nom du co-hôte et sélectionner Plus pour trouver l'option Créer un co-hôte.
 Exigences: Pour utiliser le co-hébergement, vous avez besoin d'un compte partenaire Pro, Business, Education ou API avec Zoom, et vous devez exécuter sur macOS, Windows, Android ou iOS (pas Linux ou Web).  Si l'option n'apparaît pas, demandez à votre administrateur de compte d'activer les paramètres de l'onglet Réunion pour les privilèges de co-hébergement.

 8. Donnez aux participants une salle d'attente

Zoom attendee waiting room

Zoom permet aux participants de participer à un appel vidéo avec ou sans la présence de l'hôte.  Les petits groupes aiment parfois cette option car ils peuvent avoir quelques minutes pour bavarder avant le début officiel de la réunion.  Dans certaines situations, cependant, il peut être de mauvaise qualité d'avoir des participants dans une salle virtuelle ensemble, en attendant que vous commenciez.  Une meilleure solution consiste à créer une salle d'attente virtuelle, où les participants restent en attente jusqu'à ce que vous les laissiez entrer en même temps ou un par un.
 La manière précise dont vous activez une salle d'attente dépend du type de compte dont vous disposez.  Cependant, lorsque vous en configurez un, vous pouvez personnaliser ce que les participants voient en attendant votre grande entrée.

 9. Laissez quelqu'un d'autre planifier vos réunions

Les personnes qui travaillent avec un assistant adoreront cette option dans Zoom qui donne des privilèges de planification à quelqu'un d'autre.  Celui qui gère votre calendrier peut désormais planifier des appels Zoom pour vous.
 Pour configurer le privilège de l'assistant de planification, connectez-vous à Zoom, ouvrez Paramètres de réunion et regardez sous Autre.  Vous verrez un signe plus à côté de Attribuer un privilège de planification.  Ajoutez vos assistants de planification en tapant leur adresse e-mail et terminez en cliquant sur Attribuer.
 Après avoir ajouté vos assistants de planification, ils doivent se déconnecter de Zoom et se reconnecter pour que la fonctionnalité prenne effet.  À partir de ce moment, les assistants peuvent créer des réunions pour d'autres à l'aide de l'outil Planification.  Recherchez les options avancées ou les options de réunion (selon la version de Zoom que vous utilisez) et suivez les invites pour créer une nouvelle réunion.
 Exigences: Le titulaire principal du compte Zoom et tous ceux qui reçoivent des privilèges de planification doivent tous avoir des licences Pro ou Corp.  Et pour les webinaires, le titulaire du compte et le planificateur doivent avoir des licences de webinaire.

 10. Apprenez quelques raccourcis clavier essentiels

 Si vous utilisez Zoom plus d'une fois par semaine, il y a quelques raccourcis clavier qui valent la peine d'être appris pour vous faire gagner beaucoup de temps.
 Je suis pour l'invitation.  Appuyez sur Cmd + I (macOS) ou Alt + I (Windows) pour passer à la fenêtre Inviter, où vous pouvez saisir le lien vers la réunion ou envoyer des invitations à d'autres par e-mail.
 M est pour muet.  Appuyez sur Cmd + Ctrl + M (macOS) ou Alt + M (Windows) lorsque vous êtes l'hôte de la réunion et que vous souhaitez désactiver le son de tout le monde sur la ligne.
 S est à partager.  Appuyez sur Cmd + Maj + S (macOS) ou Alt + Maj + S (Windows) pour partager votre écran.